با پیشرفت فناوری‌های رایانه‌ای و گسترش روزافزون دنیای دیجیتال، همه فعالیت‌ها و از جمله مدیریت امور مالی و حسابداری با شکل و شیوه‌های نوین امکان پذیر است. نرم افزارهای حسابداری ابزاری هستند که دقت و سرعت انجام امور مالی و حسابداری را به طرز باورنکردنی ارتقا می‌دهند.
اصولا هر کسب و کاری با هدف درآمد و منفعت راه اندازی می‌شود و قطعا هر کسب و کاری برای اینکه میزان موفقیت خود را ارزیابی کند نیاز به ابزار مناسب و دقیق دارد. شاید مهم‌ترین و تاثیرگذارترین این ابزار، نرم افزار حسابداری باشد.
مزایای نرم افزار حسابداری
مزایای نرم افزار حسابداری زمانی بهتر و بیشتر مشخص می‌شود که با حسابداری سنتی مقایسه شود. تا همین چند وقت پیش، تمامی امور مالی و حسابداری، خرید و فروش‌ها، هزینه‌ها، درآمدها، مطالبات و غیره در دفاتر و روی کاغذ توسط یک یا چند شخص ثبت می‌شد. احتمال بروز خطا و اشتباه نیز امری بود که ناگزیر اتفاق می‌افتاد اما پیامدهای زیادی به همراه داشت.
اما حالا، به لطف نرم افزار حسابداری، انجام امور مالی و حسابداری بسیار آسان، سریع و دقیق انجام می‌شود. خبری از اشتباهات فاجعه بار گذشته نیست. با زدن یک دکمه کل اطلاعات مشتری یا شریک تجاری، سوابق معاملات، تاریخ سررسیدها و غیره را مشاهده می‌کنید.
با نرم افزار حسابداری حتی نیاز به تخصص و مهارت خاصی ندارید و نرم افزار بیشتر عملیات‌های مالی را برای شما انجام می‌دهد.
به طور کلی، مزایای نرم افزارهای حسابداری را می‌توان در این موارد خلاصه کرد:
- کاربری آسان
- صرفه جویی در وقت
- کاهش هزینه‌ها
- خودکارسازی فرایندهای حسابداری
- به حداقل رساندن اشتباهات
- محاسبه و ثبت دقیق اطلاعات مالی، موجودی کالاها، کارمندان، مشتریان و ...
- تهیه و ارائه گزارشات مالی و ...
ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب
تمامی نرم افزارهای حسابداری توابع اصلی از جمله حساب پرداختنی، حساب دریافتنی، صدور فاکتور، دفتر کل و عناصر استاندارد حسابداری را شامل می‌شوند. گزینه‌های دیگری نیز وجود دارند که ممکن است در یک نرم افزار باشد و در دیگری نباشد یا بنابر شرایط خاصی توسط شرکت سازنده و پشتیبان نرم افزار به مشتری ارائه شود. با این حال باید قبل از خرید هر نرم افزاری حداقل این 10 ویژگی را در آن بیابید:
اول: کاربری آسان و سرعت بالا
نرم افزار حسابداری باید طوری باشد که هر شخصی با هر میزان علم و دانشی بتواند با آن کار کند. قطعا همه ما دانش حسابداری نداریم و اگر منوی نرم افزار کمی پیچیده باشد ما را با مشکل روبه‌رو می‌کند.
همچنین، باید با سرعت بالا امکان دسترسی کاربر به بخش‌های مختلف را فراهم کند.
دوم: سفارشی سازی
یک نرم افزار حسابداری خوب باید متناسب با نیازها و الزامات یک کسب و کار قابل سفارشی سازی باشد. با این قابلیت، هر کاربری می‌تواند گزارشات و داده‌های کسب و کار خود را با توجه به نیاز مشتریان خود سفارشی سازی کند.
سوم: ارائه گزارش و تحلیل
در دنیای تجارت امروز، اطلاعات حرف اول را می‌زند. نرم افزار حسابداری خوب باید گزارش و تحلیل‌های درست و دقیق ارائه کند. این گزارشات و تحلیل‌ها به مدیران و صاحبان کسب و کار کمک می‌کنند تا استراتژی مالی شرکت را بهبود دهند. همچنین، برای سهامداران شرکت نیز از اهیمت زیادی برخوردارند، چرا که میزان سوددهی کسب و کار را مشخص می‌کنند.
چهارم: رابط کاربری جذاب
با تحول نظام تجاری و اهمیت پیدا کردن اطلاعات و داده‌ها، ارائه نمودارها و گراف‌هایی که به سادگی قابل فهم برای هر کسی باشد اهمیت پیدا می‌کند. نرم افزار حسابداری خوب باید سطح گرافیکی خوبی داشته باشد و در مواردی که اعداد نمی‌توانند اطلاعات لازم را منتقل کنند، با ترسیم نمودار و گراف‌های ساده و در عین حال جذاب، نیاز کاربران را برطرف کند.
پنجم: یکپارچه‌سازی فرایندها
امور حسابداری شامل فعالیت‌ها و فرایندهای مختلفی مثل ثبت هزینه‌ها و درآمدها، حقوق و دستمزد کارکنان، سررسید چک‌ها و غیره می‌شود. شاید لازم باشد هر کدام از فرایندها توسط اشخاص و بخش‌های مختلف سازمان ثبت و ضبط شوند. نرم افزار حسابدار خوب باید بتواند این اطلاعات را به صورت یکپارچه تدوین و جمع‌آوری کند و در هر زمان اطلاعات کلی را، درست و دقیق و کامل، در اختیار مدیران و سایر کاربران قرار دهد.
ششم: خودکارسازی فرایندها
در یک نرم افزار حسابداری خوب فرایندهای حسابداری به صورت خودکار و تمام اتومات ثبت و یکپارچه می‌شوند و این امر باعث کاهش و حتی حذف خطاهای احتمالی می‌شود.
هفتم: به روزرسانی مداوم
ممکن است قوانین مالیاتی و شیوه‌های مالی و حسابداری هر زمانی تغییر کنند. یک نرم افزار حسابداری خوب باید به طور مداوم به روزرسانی شود و تغییرات لازم مطابق با قوانین جدید روی نرم افزار اعمال گردد.
هشتم: قابلیت توسعه
کسب و کارهای موفق هر روز بزرگ‌تر می‌شوند، کالا و خدمات بیشتری ارائه می‌دهند و مشتریان بیشتری جذب می‌کنند. از طرف دیگر، به طبع نیاز به نرم افزار قوی‌تری برای مدیریت کسب و کار خود دارند. نرم افزار حسابداری خوب باید این قابلیت را داشته باشد که در هر زمان بتوان، با حداقل هزینه ممکن، ماژول‌های جدید به آن اضافه کرد تا پاسخگوی نیاز کاربر باشد.
نهم: امنیت نرم افزار
اطلاعات مالی هر شرکت و سازمانی جزو مهم‌ترین و با ارزش‌ترین دارایی‌های آن محسوب می‌شود. این اطلاعات ارزش بسیار زیادی دارند چرا که از بین رفتن یا دزدیده شدن این اطلاعات می‌تواند به بهای ورشکستگی کسب و کار تمام شود. تامین این امنیت بر عهده نرم افزار حسابداری خوب است.
دهم: خدمات پشتیبانی قوی
اگر بهترین و گران‌ترین نرم افزار حسابداری موجود در بازار را نصب و استفاده کنید، اما نتوانید از پشتیبانی نرم افزار بهره‌مند شوید، در واقع راه به جایی نخواهید برد و در نهایت مجبور می‌شوید نرم افزار حسابداری خود را تغییر دهید. ارائه خدمات پشتیبانی قوی بسیار اهمیت دارد. شما باید این توقع را داشته باشید که آموزش‌های لازم در اختیار شما قرار بگیرد و در صورت نیاز به هر کمکی، راهنمایی‌ها و راهکارهای لازم را از شرکت سازنده و پشتیبان نرم افزار دریافت کنید.
انواع نرم افزار حسابداری
نرم افزارهای حسابداری از لحاظ کاربرد به انواع مختلفی تقسیم بندی می‌شوند:
- نرم افزار حسابداری فروشگاهی: برای فروشگاه‌هایی که حجم تراکنش بالایی دارند مناسب هستند.
- نرم افزار حسابداری شرکتی و خدماتی: برای شرکت‌هایی که قانونا باید دفاتر مالی منظم داشته باشند و خدمات ارائه می‌کنند مناسب هستند.
- نرم افزار حسابداری تولیدی و کارگاهی: برای تولیدکنندگان که با فرایندهای پیچیده‌تری مثل بهای تمام شده، چاپ و تولید بارکد، انبارداری و انبارگردانی و غیره سروکار دارند مناسب است.
- نرم افزار حسابداری صنفی: مخصوص و متناسب با نیازهای اصناف مختلف از جمله رستوران‌ها، بنگاه‌های املاک، فروشندگان قطعات و لوازم یدکی، فروشندگان لوازم آرایشی، کتاب فروشی‌ها، پوشاک و غیره طراحی شده است.
معمولا هر یک از انواع نرم افزار حسابداری از لحاظ امکانات به سطوح مختلف دسته بندی می‌شوند که هر کدام متناسب با امکاناتی که در اختیار کاربر قرار می‌دهند قیمت متفاوتی دارند.
خرید نرم افزار حسابداری
حالا که می‌دانید از نرم افزار حسابداری چه می‌خواهید نوبت به خرید نرم افزار است. قبل از خرید باید نیازهای کسب و کار خود را بسنجید و با توجه به اندازه کسب و کار و نوع فعالیت خود، بهترین گزینه را انتخاب کنید. می‌توانید نظر کاربرانی که قبلا از نرم افزار استفاده کرده و با امکانات و قابلیت‌های آن آشنا هستند جویا شوید. حتما با نمایندگان یا فروشندگان نرم افزار صحبت کنید و از آن‌ها مشاوره بگیرید. ضمنا حتما در رابطه با شرایط پشتیبانی محصول، هزینه‌ها و نحوه تمدید پشتیبانی تحقیق و سوال کنید.
چرا باید از نرم افزار حسابداری محک استفاده کنیم؟
گروه نرم افزاری محک مدت 15 سال است که به طور حرفه‌ای در زمینه طراحی، تولید و پشتبانی نرم افزارهای مالی و مدیریتی فعالیت می‌کند. هدف اصلی گروه نرم افزار حسابداری محک ارائه محصولاتی ساده و در عین حال نوآورانه است، به طوری که هر شخص و یا کسب و کاری، بدون حتی حداقل دانش حسابداری بتواند امور مالی و حسابداری خود را انجام دهد. نرم افزار حسابداری محک در سری‌های فروشگاهی، تولیدی، خدماتی و شرکتی و نیز صنفی پاسخگوی نیازهای مختلف کسب و کارهای کوچک، متوسط و بزرگ می‌باشد.
شعار اصلی برند محک «خلق طعم جدیدی از نرم افزارهای حسابداری در سطح جهانی» است.
به طور خلاصه می‌توان نرم افزار حسابداری محک را این طور معرفی کرد:
- نرم افزار حسابداری محک یک نرم افزار تخصصی است و در عین حال کاربری آسانی دارد.
- کار با این نرم افزار نیاز به تخصص حسابداری ندارد چون تمام اسناد به طور خودکار صادر می‌شوند.
- به روز و نوآور است و به روزرسانی فصلی دارد.
- از پشتیانی قوی برخوردار است.
- با 15 سال سابقه، بیش از 80000 مشتری فعال دارد.
- از شبکه گسترده ارائه و فروش (300 نماینده در سرتاسر کشور) بهره‌مند است.
- دومین شرکت مبتنی بر فناوری اطلاعات (IT) است که در حال ورود به بازار بورس و سرمایه کشور می‌باشد.
- بیش از 80 درصد رضایت‌مندی مشتریان جزو افتخارات مجموعه نرم افزار حسابداری محک می‌باشد.
- بیش از 80 درصد از مشتریان جدید این نرم افزار توسط مشتریان قدیمی معرفی می‌شوند.
نقاط قوت نرم افزار حسابداری محک در مقایسه با رقبا
نرم افزار حسابداری محک طوری طراحی شده که می‌تواند پاسخگوی نیازهای اصناف مختلف باشد. در واقع، این نرم افزار بیش از 200 گروه شغلی (با تنوع بالای اصناف مختلف) را پوشش می‌دهد.
در مقایسه با سایر نرم افزارهای حسابداری، نرم افزار حسابداری محک قیمت بسیار مناسب و مقرون به صرفه‌ای دارد.
رابط کاربری(UI) نرم افزار محک بسیار کاربرپسند است و افرادی هم که تجربه کار با نرم افزارهای حسابداری را ندارند می‌توانند به راحتی با این نرم افزار کار کنند. منوی این نرم افزار کاملا ساده و قابل فهم طراحی شده و کاربر می‌تواند با حداقل کلیک، به گزینه موردنظر دسترسی پیدا کرده و عملیات موردنظر را به انجام برساند.
نرم افزار محک بیش از 300 نمایندگی مستقیم و رسمی و مرکز فروش و خدمات در سرتاسر کشور دارد.
نرم افزار محک از پشتیبانی قوی برخوردار است. هزینه پشتیبانی نیز بسیار ارزان‌تر و مقرون به صرفه‌تر از سایر نرم افزارهای حسابداری است. ضمن اینکه، بسیاری از نرم افزارهای حسابداری در صورت تاخیر در تمدید پشتیبانی، کاربر را جریمه می‌کنند. تیم پشتیبانی نرم افزار محک، نه تنها جریمه‌ای برای تاخیر تمدید پشتیبانی در نظر نمی‌گیرد، بلکه در صورت تمدید پیش از موعد 3 ماه پشتبانی رایگان به مشترکین محک ارائه می‌دهد.
یکی از مهم‌ترین نقاط قوت نرم افزار محک قفل دیجیتال است. در حالی‌که بیشتر نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار همچنان از قفل سخت افزاری استفاده می‌کنند، نرم افزار محک مجهز به قفل دیجیتال است که البته در موارد خاص و بنابر درخواست مشتری می‌تواند قفل سخت افزاری نیز به مشترکین ارائه کند.
بیشتر نرم افزارهای حسابداری، در صورت گم شدن قفل نرم افزار، شما را مجبور به خرید مجدد و پرداخت هزینه کامل محصول می‌کنند. اما نرم افزار حسابداری محک این امکان را فراهم کرده تا در صورت گم شدن قفل نرم افزار، برای بار اول 20% قیمت نرم افزار و برای بار دوم 50% قیمت محصول را پرداخت کنید و بعد از بار سوم مجبور باشید نرم افزار را مجددا خریداری کنید.
امکان کلاینت شبکه یا استفاده همزمان چند کاربر از نرم افزار معمولا هزینه بالایی دارد. با این حال، محک با هزینه بسیار کم این امکان را برای مشترکین خود فراهم کرده است.
همان طور که می‌دانید، یک نرم افزار حسابداری خوب باید به طور مداوم و مطابق با تغییرات قوانین مالیاتی و شیوه‌های مالی و حسابداری به روزرسانی شود. نرم افزار حسابداری محک هر سال 3 بار به روزرسانی شده و ورژن جدیدی در اختیار مشترکین خود قرار می‌دهد.
بیشتر نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار شامل افزونه‌های متعددی هستند و برای ارائه، نصب و فعالسازی هر کدام هزینه‌های هنگفتی دریافت می‌کنند. این در حالی است که نرم افزار حسابداری محک با 15 افزونه جامع و کاربردی می‌تواند با حداقل هزینه نیازهای مشتریان را برطرف سازد.
این نکته را نیز در نظر داشته باشید که گروه نرم افزاری محک آموزش دانشجویان و علاقمندان ورود به حوزه حسابداری و مدیریت مالی را در دستور کار خود قرار داده است. همچنین، حسابدارانی که با نرم افزار حسابداری محک کار می‌کنند و به آن مسلط هستند تسهیلات ویژه دریافت کرده و معرفی به کار می‌شوند.
