همگام با رشد و اوج گیری حجم معاملات انجام شده در هر سازمان، مدیریت و کنترل تمامی فرایندهای مربوط به تهیه قراردادهای هزینه ای و درآمدی از مرحله تهیه پیش نویس اولیه تا تسویه حساب کامل قرارداد، به امری پیچیده و زمانبر تبدیل شده است. این در حالی است که در بازار شلوغ کنونی، سازمانِ شما چاره ای جز همگام شدن با تغییرات بازار و سرمایه گذاری مالی و فکری برای رسیدن به درآمد بیشتر نخواهد داشت. به این علت، بکارگیری راه حلی بهینه برای کنترل هزینه ها، افزایش سرعت و راحت تر کردن امور مربوط به قراردادها، در سازمان شما ضروری است.
به گفته اندیشه پرداز، در بازار پر رقابت امروز، شرکت ها به دنبال راه هایی برای کاهش هزینه ها از طریق مدیریت اثر بخش قرارداد، پیدا کردن راه های مقرون به صرفه تر در تامین کالا و خدمات و ایجاد یک ارتباط مستحکم با پیمانکاران و تامین کنندگان خود هستند.
ما در این مقاله با مورد بررسی قراردادن این موضوع و توضیح در رابطه با لزوم استفاده از یک نرم افزار مدیریت قراردادهای کارا به مهمترین روش ها برای کاهش هزینه های قرارداد، اشاره خواهیم کرد:
1-گسترده تر کردن وندورلیست، پیش از انجام معامله و ثبت قرارداد
با فراخوان برگزاری معاملات در سطح وسیع تر و ارزیابی الکترونیکی تامین کنندگان، پیش از ثبت قرارداد، می توانید لیست تامین کنندگان حوزه کاری خود را با سرعت بالاتری گسترش دهید و تامین کنندگانی که قیمت مناسبی پیشنهاد می دهند را شناسایی و علامت گذاری کنید. به این ترتیب بعد از مدتی لیست بزرگی از تامین کنندگان پذیرفته شده (وندور لیست) خواهید داشت که می توانید برای انجام معاملات به آنها رجوع کنید. استراتژی مدیریت تامین کنندگان و یکپارچه سازی اطلاعات آنها، میزان صرفه جویی در هزینه تامین کالا و خدمات را به حداقل می رساند و شانس یافتن بهترین تامین کننده برای انجام معامله و بستن قرارداد با آن را بالاتر می برد.
2-استاندارد سازی قرارداد
تعیین استاندارد برای هر قرارداد به سازمان شما کمک خواهد کرد تا سطح مطلوبی از یکپارچگی و مداومت را در قرارداد های خود حفظ کنید. با استفاده از اِعمالِ استانداردهای یکپارچه در تولید اسناد قرارداد، کار کارمندان سازمان شما آسانتر خواهد شد و می توانند قراردادهای بیشتری را در مدت زمان کمتری پیش نویس کنند.
با حفظ این استانداردها، میزان اثربخشی و سود دهی قرارداد بیشتر شده و چرخه به جریان اندازی آن، راحت تر و سریعتر پیش خواهد رفت. استانداردسازی قرارداد به شما کمک می کند تا از ریسک های پرهزینه و عدم اجرای پیمان براساس مفاد آن ( که به بدهی های سنگین می انجامد) جلوگیری نمایید.
2- نگهداری تمامی اطلاعات قرارداد در یک مکان
نگهداری تمام اطلاعات قراردادهای سازمان خود در یک مکان، به تیم شما این امکان را می دهد تا به مرجعی از اطلاعات قراردادها دسترسی داشته باشند. چنین کاری ارزیابی مدیریت ریسک را برای اعضای تیم آسانتر و امکان دسترسی سریع به اطلاعات را فراهم خواهد کرد. همچنین پس از آنکه هزینه های غیر شفاف و غیر ضروری مشخص شد، می توانند با دقت و هوشیاری بیشتری حوزه های همپوشانی هزینه ها و عدم بهره وری را در سازمان شما شناسایی کنند. بایگانی الکترونیکی اطلاعات قراردادهای سازمان، نظارت بر اجرای عملکرد قرارداد و تحکیم روابط با تامین کنندگان را افزایش می دهد.
اگر کارمندان مرتبط بتوانند به آسانی به آخرین نسخه قرارداد دسترسی داشته باشند، با ذهنیت روشنتری روی آن نسخه کار می کنند و چنین همکاری خود به خود منجر به کاهش اشتباهات در پروسه راه اندازی و اجرای قرارداد خواهد شد.
3- شفاف سازی داده ها و اطلاعات برای مدیریت قرارداد
اگر داده های قرارداد به صورت شفاف و کامل در یک سیستم یکپارچه ثبت شوند، تحلیل کلی وضعیت قراردادها و تصمیم گیری در مورد نحوه انجام عملیات اجرایی با سهولت بیشتری امکان پذیر خواهد بود. آیا تا به حال در مورد واژه هوش تجاری چیزی شنیده اید؟
هوش تجاری شامل ابزارهایی می شود که از داده ها و اطلاعات کمک می گیرد و بر اساس آن به شما اطلاعات دیداری و قابل فهم عرضه می کند تا تصمیمات آگاهانه تری در مورد فعالیت های تجاری و معاملات خود بگیرید. برای استفاده از هوش تجاری، نیاز به تحلیل سیستماتیک کل اطلاعات قراردادها و هزینه های موجود دارید، به عبارتی هوش تجاری از اطلاعات خام سازمان شما استفاده می کند و روند کار شما را تحلیل و وقایع آینده را بررسی و پیش بینی می کند. با ابزارهای هوش تجاری می توانید عملکرد خود را به صورت لحظه ای رصد، روابط ناشناخته بین داده ها را شناسایی کرده و تصمیمات دقیق تری در مورد آینده بگیرید.
4-تمدید خودکار قرارداد
تمدید دستی قرارداد، کاری زمانبر و سخت و غیر ضروری است که امکان وقوع خطای انسانی هم در آن زیاد است. با مدیریت بهینه جریان قرارداد، می توانید قبل از رسیدن موعد قرارداد، هشدارها و پیام هایی جهت تمدید آن به اعضای تیم بفرستید. یک سیستم مدیریت قرارداد کارآمد این امکان را دارد که از قبل به واحد های فروش، مالی و حقوقی هشدار دهد تا قبل از آنکه سازمان شما متحمل هزینه های سنگین بشود، مراحل هماهنگی ضروری را برای تمدید قرارداد طی نمایند.
یادآوری مفاد قرارداد به تیم مدیریت کمک می کند تا نحوه عملکرد قرارداد، شرایط ابطال آن، و شرایط مذاکره در مورد مفاد قرارداد را به سرعت ارزیابی کرده تا در طولانی مدت از هزینه های ناخواسته جلوگیری شود.
5-حذف کاغذبازی
علیرغم اینکه امروزه سازمان ها بیش از هر زمان دیگری به لزوم حذف کاغذ بازی های وقت گیر و غیر ضروری پی برده اند و در صدد کاهش استفاده از اسناد کاغذی هستند، اما به خصوص در مبحث مدیریت قرارداد سرعت بخشیدن به این کار، امری حیاتی محسوب می شود. کاغذبازی، سرعت اجرای قرارداد را به میزان زیادی پایین می آورد و امکان وقوع خطای انسانی را به حداکثر می رساند.
اتفاقاتی از قبیل گم شدن اسناد، عدم هماهنگی بین تیم های مختلف، هدر رفتن وقت نیروی انسانی، هزینه های ثبت و بایگانی اسناد کاغذی از معایب بزرگ مدیریت قرارداد به شکل دستی هستند.
استفاده از یک نرم افزار مدیریت قرارداد که در هر جا و هر زمان در دسترس باشد، می تواند پاسخگوی این نیاز باشد. با استفاده از این نرم افزار می توانید تمامی مستندات و اطلاعات مرتبط به معاملات و قراردادها را به شکل یکپارچه و متصل در یک مکان بایگانی کنید. در ضمن این اسناد در سیستم به راحتی قابل جستجو هستند.
استفاده از راهکارهای نرم افزاری مدیریت قرارداد
شاید از خودتان بپرسید چرا برای مدیریت قراردادهای سازمانتان به سیستم مدیریت قرارداد نیاز دارید؟ ما به شما می گوییم چرا.
به جریان انداختن هر قرارداد در سازمان با استفاده از نرم افزار امور قراردادها برای کنترل کل فرایند کسب و کار شما با بهره وری و شایستگی حداکثری، بسیار حیاتی است. نرم افزار امور قراردادهای درگاه صفر تا صد فرایندهای مرتبط با قرارداد را از مرحله ثبت اولیه تا انعقاد قرارداد، پوشش داده و علاوه بر رسیدگی به کلیه فرایندهای مربوط به آن، نظیر متمم ها و الحاقیه ها، تغییر مقادیر، مابه التفاوت و تعدیل ها، تاخیرات و تعلیق ها و ... امکان تعریف اعتبارات بودجه و ثبت و کنترل صورت وضعیت ها و کمیسیون ها در آن فراهم است.
ثبت و پیگیری و نگهداری سابقه تغییرات قرارداد، کنترل تعدادی و مالی قراردادهای عقد شده و نظارت بر پیشرفت اجرای قرارداد نیز تنها بخشی از ویژگی های دیگر این سیستم است.
مدیریت بهینه اجرای قرارداد، چشم اندازهای توسعه فوق العاده ای برای کسب و کار در هر صنعتی فراهم می کند. نرم افزار مدیریت قرارداد درگاه به شما این امکان را می دهد تا اسناد خود را به صورت الکترونیک آرشیو و صورت وضعیت ها را هوشمندانه کنترل کنید، بر مبنای نیاز خود، در لحظه از اطلاعات قراردادها گزارش تهیه کنید، تقویم کاری داشته باشید، وندور لیست خود را ایجاد و تنها با یک بار تعریف قالب برای هر سند، با یک کلیک، صورتجلسه و اسناد را به صورت خودکار تولید کنید.
از طریق اتصال به سامانه های خارجی نظیر اتوماسیون اداری نرم افزارهای مالی، انواع مکاتبات اداری را در داخل سیستم انجام دهید، اعتبارات و بودجه ها را تعریف کنید و بسیاری امکانات مفید دیگر که مدیریت دستی قرارداد منطقا از پس آن برنمی آید. اما شاه کلید ماجرا این است که نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه، راه های جدید کاهش هزینه ها را به شما نشان می دهد.
مهم ترین و کامل ترین قدمی که برای کاهش هزینه ها در قرارداد می توانید بکار گیرید، استفاده از راهکارهای نرم افزاری سیستم مدیریت معاملات و قراردادهای درگاه است. این سیستم تمامی مراحلی که در بالا برای کاهش هزینه ها توضیح دادیم، به میزان قابل توجهی بهبود می دهد. با حذف کاغذ بازی و متمرکز سازی اطلاعات، امکان دسترسی تمامی افراد گروه به جزئیات قرارداد، بیشتر و هزینه های هر بخش کاملا شفاف شده و از هزینه های غیرضروری به میزان غیر قابل توجهی اجتناب می شود. همچنین همزمان با کاهش دخالت نیروی انسانی در ارزیابی عملکرد تامین کنندگان، هزینه ها نیز کاهش می یابد.
