بعید است مدیران سازمان‌های بزرگ، اگر بخواهند تجربه چند سال اخیر خود را مرور کنند، از کنار یک تغییر مهم که برگزاری «جلسه آنلاین» است، به‌سادگی عبور کنند. پیش‌تر، جلسه با حضور فیزیکی، اتاق کنفرانس، هماهنگی‌های زمان‌بر و گاهی رفت‌وآمدهای پرهزینه تعریف می‌شد. حالا در بسیاری از شرکت‌ها، بخشی از تصمیم‌گیری‌های کلیدی در بستری انجام می‌شود که تا چند سال پیش بیشتر در حد راه‌حل جایگزین به نظر می‌رسید. خوشبختانه، جلسات آنلاین اکنون به بخشی از شیوه‌های مدیریتی تیمی یا سازمانی در اداره‌ها تبدیل شده‌اند.

چنین تغییر رویکردی بر اساس مجموعه‌ای از فشارهای واقعی بازار، تغییر در شکل همکاری، پراکندگی جغرافیایی تیم‌ها و نیاز به تصمیم‌گیری سریع‌تر انجام شده است. شرکت‌های بزرگ زمانی به این جمع‌بندی رسیده‌اند که مدل سنتی، در همه موقعیت‌ها پاسخ‌گوی نیازهایشان نیست. وقتی جلسه ساده میان چند مدیر یا چند واحد مختلف، نیازمند ساعت‌ها هماهنگی باشد، دیگر زمانی برای فراهم کردن مقادمات جلسه حضوری وجود خواهد داشت و باید فوراً به سمت برگزاری این جلسات در قالب فضای آنلاین رفت.

بازار کار در سال‌های اخیر از چند جهت دگرگون شده است. شرکت‌ها بیش از گذشته با تیم‌های پراکنده، همکاری‌های پروژه‌ای، مشاوران بیرونی و واحدهایی روبه‌رو هستند که لزوماً در یک مکان ثابت مستقر نیستند. از سوی دیگر، سرعت تغییرات در فضای کسب‌وکار افزایش یافته و سازمان‌ها باید در بازه‌های کوتاه‌تری تصمیم‌گیر باشند. پس برای همچین وضعیتی، مناسب نیست که به برگزاری جلسات حضوری و فیزیکی فکر کرد.

به همین دلیل، شرکت‌ها به‌تدریج به این سمت رفته‌اند که بخشی از تعاملات درون‌سازمانی خود را در قالبی کم‌هزینه‌تر، سریع‌تر و منعطف‌تر پیش ببرند. از زاویه‌ای دیگر، ساختار نیروی انسانی هم تغییر کرده است. بسیاری از سازمان‌ها دیگر محدود به استخدام نیرو از یک شهر یا یک دفتر مرکزی نیستند. دسترسی به متخصصان در نقاط مختلف، اگرچه یک مزیت مهم است، اما بدون زیرساخت ارتباطی مناسب می‌تواند چالش‌زا شود.

مزایا جلسات آنلاین نسبت به حضوری

واقعیت این است که جلسات حضوری هنوز جایگاه خود را از دست نداده‌اند. برخی گفت‌وگوها، به‌ویژه در سطح مذاکره‌های حساس، مسائل راهبردی یا مصاحبه‌های استخدامی، همچنان در فضای حضوری موثرترند. مسئله اینجا است که همه جلسات چنین ماهیتی ندارند. بخش مهمی از تعاملات روزمره سازمانی را می‌توان بدون نیاز به حضور فیزیکی، با بهره‌وری بیشتر برگزار کرد.

مزایایی که جلسات آنلاین دارند، اینگونه است که:

·         اصطحکاک کم و کاهش زمان معطلی: در سازمان‌های بزرگ، هماهنگ کردن زمان مشترک میان چند مدیر یا چند تیم همیشه پرهزینه است. در مدل آنلاین، این فاصله تا حد زیادی حذف می‌شود و افراد می‌توانند مستقیم‌تر وارد موضوع اصلی شوند.

·         کاهش هزینه‌های اجرایی و عملیاتی: برای شرکت‌هایی که چند دفتر، چند شعبه یا تیم‌های پراکنده دارند، برگزاری جلسات حضوری توجیح اقتصادی ندارد. در مقابل، برگزاری جلسات آنلاین این امکان را می‌دهد که ارتباط حرفه‌ای حفظ شود، بدون آنکه منابع سازمان مدام صرف هماهنگی فیزیکی شود.

·         کیفیت بالای گزارش‌گیری و خروجی جلسه: اینجا بحث مدیریت جلسات سازمانی پررنگ می‌شود. اگر صورت‌جلسه، امکان ثبت تصمیم‌ها و اشتراک‌گذاری فایل‌ها فراهم باشد، احتمال اینکه جلسه به نتیجه عملی‌تر منجر شود بیشتر می‌شود.

دورکاری و تاثیر روی برگزاری جلسه آنلاین

رشد دورکاری را باید یکی از مهم‌ترین عوامل تثبیت این الگو در شرکت‌ها دانست. پروسه دورکاری در این سال‌ها توانست نوع ارتباط، نظارت و هماهنگی میان اعضای تیم را دگرگون کند. در مدل‌های دورکار یا ترکیبی (و اصطلاحاً هیبرید)، اگر سازمان نتواند ارتباطات منظم و شفاف برقرار کند، روند کاری بین تیم‌ها قطعاً به مشکل بر می‌خورد.

ارتباط متنی برای همه چیز کافی نیست. پیام‌ها و ایمیل‌ها برای انتقال اطلاعات ساده مفیدند، اما برای تعیین اولویت‌ها، گفت‌وگو درباره ابهام‌ها، حل تعارض‌های کاری یا هم‌راستا کردن تیم، معمولاً کافی نیستند. مدیران در چنین شرایطی نیاز دارند در بازه‌های مشخص، تماس مستقیم و هم‌زمان با اعضای تیم داشته باشند. همین مسئله باعث شده برگزاری جلسات آنلاین در بسیاری از شرکت‌ها، جزو مهم‌ترین راه‌حل‌ها تلقی شود.

آینده همکاری ها و جلسات

با مشاهده روندهای کنونی، می‌توان گفت که آینده کاری سازمان‌ها نه کاملاً حضوری و نه کاملاً دورکاری است. آنچه که در حال شکل‌گیری است، یک مدل ترکیبی است که در آن سازمان‌ها بسته به موضوع، سطح حساسیت، تعداد افراد و هدف جلسه، فرمت مناسب را انتخاب می‌کنند.

در واقع ما با بلوغ نگاه مدیریتی روبه‌رو هستیم. سازمان‌ها به‌تدریج پذیرفته‌اند که بهره‌وری لزوماً به حضور دائمی در یک مکان وابسته نیست. در بسیاری از موارد، آنچه اهمیت دارد، سرعت هماهنگی، وضوح تصمیم و استمرار ارتباطات به هر طریقی است. هرجا این سه عامل با کیفیت قابل قبول تامین شود، شکل فیزیکی برگزاری جلسه در اولویت دوم قرار می‌گیرد.

از سوی دیگر، نسل جدید نیروی کار نیز انتظار متفاوتی از محیط حرفه‌ای دارد. انعطاف‌پذیری، دسترسی سریع، امکان همکاری از راه دور و استفاده از ابزارهای دیجیتال، برای بسیاری از نیروهای متخصص امری بدیهی است. بنابراین شرکت‌هایی که همچنان همه ارتباطات خود را به مدل‌های سنتی محدود کنند، ممکن است در آینده برای جذب و حفظ نیروهای توانمند با دشواری روبه‌رو شوند.

کوچ شرکت‌های بزرگ به این سمت را باید بخشی از تحول گسترده‌تر در شیوه اداره سازمانی دانست که همه ارگان‌ها با سرعت‌های متفاوت به سمت این تحول قدم گذاشته‌اند. هر سازمانی که زودتر این منطق جدید را بفهمد و با آن اخت شود، در تطبیق با آینده کار دست بالاتری خواهد داشت.

سخن آخر

شرکت‌های بزرگ با تکیه بر تجربه دریافته‌اند که استمرار همکاری، سرعت تصمیم‌گیری و کاهش هزینه‌های اجرایی، بدون بازنگری در مدل جلسه ممکن نیست. به همین دلیل، حرکت به سمت الگوهای جدید برگزاری جلسات آنلاین که این روز‌ها با پلتفرم‌های بومی مثل اسکای‌روم انجام می‌شود که از پایداری و امکانات قابل توجه‌ای هم استفاده می‌کند، باید بخشی از تغییر پارادایم مدیریتی دانست. تغییری که احتمالاً در سال‌های آینده پررنگ‌تر هم خواهد شد.