با نزدیک شدن به نوروز و شروع فروش تورهای داخلی و خارجی، یکی از مهمترین دغدغه‌های مسافران، پیدا کردن یک آژانس مسافرتی معتبر و با کیفیت برای استفاده بهینه از تعطیلات است. بررسی مجوز‌های قانونی، اینماد وبسایت، نظر مسافران قبلی، راه‌های ارتباطی و ... مهم‌ترین فاکتورها برای تشخیص یک آژانس مسافرتی معتبر است. در ادامه نگاهی به مهم‌ترین فاکتورهایی می‌اندازیم که در هنگام ثبت نام باید آن‌ها را در نظر بگیرید.

1. بررسی های مجوز های قانونی

آژانس‌های گردشگری قبل از تأسیس، نیاز به اخذ مجوزهایی دارند که باید آن‌ها را از سازمان‌ها و مؤسسات مربوطه دریافت نمایند. در این صورت می‌توانند دفتر خود را راه‌اندازی کنند و در آن فعالیت داشته باشند. این مجوزها بر اساس نوع فعالیت شرکت گردشگری به آن‌ها داده می‌شود.  با توجه به این موضوع، مجوز آژانس‌های گردشگری به سه دسته تقسیم می‌شود:

• مجوز بند الف: این شرکت‌ها در زمینه فروش بلیط هواپیما فعالیت می‌کنند و مجوز خود را از سازمان هواپیمایی کل کشور دریافت می‌نمایند.
• مجوز بند ب: این شرکت‌ها تورهای گردشگری داخلی و خارجی را برگزار می‌کنند. مجوز بند ب از طرف وزارت میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی صادر می‎‌شود.
• مجوز بند پ: این شرکت‌ها با عنوان آژانس خدمات زیارتی شناخته می‎شوند و می‌توانند تورهای زیارتی را در داخل یا خارج از کشور برگزار کنند. آژانس‌های زیارتی حق برگزاری تورهای غیر زیارتی را ندارند. مجوز بند پ توسط سازمان حج و زیارت صادر می‌شود.

برای استعلام مجوز فنی بند الف کافیست به سایت سازمان هواپیمایی کشور مراجعه کنید و نام آژانس را در لیست دفاتر خدمات مسافرت هوایی جستجو نمایید. برای استعلام مجوز بند ب نیز کافیست وارد سامانه سادرا، سامانه جامع دفاتر خدمات مسافرتی و راهنمایان گشت، شوید و نام آژانس گردشگری مورد نظر را جستجو کنید. علاوه‌بر این در صورت هنگام مراجعه به آژانس مسافرتی، می‌توانید درخواست کنید که ابتدا مجوز‌های مربوط به بند الف و بند ب را به شما نشان دهند.

2. اینماد و لوگوی ساماندهی وبسایت

تمام وبسایت‌هایی که فروش آنلاین دارند و یا محتوایی را منتشر می‌کنند، ملزم به اخذ لوگوی اینماد (از وزارت صنعت، معدن و تجارت) و لوگوی ساماندهی (از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی) هستند. همچنین نمایش این دو لوگو بر روی فوتر سایت (پایین‌ترین قسمت سایت) الزامی است. خاطر نشان می‌کنیم که این لوگوها به صورت الکترونیک (و نه عکس) است و در صورت کلیک کردن بر روی لوگوها، باید اطلاعات سایت مربوطه را ببینید. عموما آژانس‌های مسافرتی که وبسایتی ندارند و صرفا در بستر‌ شبکه‌های مجازی فعالیت می‌کنند خیلی قابل اعتماد نیستند و در صورت دارا بودن وبسایت، نیازمند اخذ این مجوز‌ها هستند.

3. قسمت تماس با ما در وبسایت

آپدیت بودن محصولات وبسایت، یکی از راه‌هایی است که می‌توانید از فعالیت بودن آژانس مسافرتی اطمینان حاصل نمایید. همچنین داشتن آدرس پستی، شماره تماس ثابت (نه صرفا موبایل) و ایمیل سازمانی از دیگر راه‌هایی است که می‌توانید به ماهیت وجود فیزیکی یک آژانس مسافرتی پی ببرید. این اطلاعات معمولا در صفحه‌ای تحت عنوان «تماس با ما» در وبسایت‌ها قرار دارد. بسیاری از آژانس‌های گمنام و غیر قانونی، آدرس و شماره ثابتی بر روی وبسایت خود ندارند و صرفا با یک خط موبایل غیر قابل پیگیری با شما ارتباط می‌گیرند.

4. سابقه یا قدمت آژانس مسافرتی

هنگامی که تصمیم به انتخاب یک آژانس مسافرتی می گیرید، سابقه عاملی است که باید آن را به خاطر داشته باشید. ضمن اینکه قدمتی هم چون 20 ساله، لزوماً تضمینی برای بودن بهترین آژانس در منطقه نیست، اما می تواند بیانگر این باشد که قادر بوده است فعالیت خود را ادامه دهد. تا جایی که ممکن است از مراجعه به آژانس های تازه کار خودداری کرده، جز اینکه با صاحبان و یا کارکنان آن به خوبی آشنایی داشته باشید. شهرت و اعتبار زمان لازم دارد. تازه واردین شاید بسیار خوب باشند، اما شاید ارزش ریسک برنامه سفری را که یک بار در زندگی رخ می دهد نداشته باشد.

5. نظر آشنایان و مسافران قبلی

بهترین راه برای شناخت شرکت های مختلف در حوزه های مختلف این است که بفهمیم دیگران در مورد آنها چی می گویند. با درخواست از دوستان قابل اعتماد و اعضای خانواده شروع کنید. اگر کسی را می شناسید که با یک آژانس مسافرتی کار می‌کند و یا سفری را تجربه کرده است، می‌تواند راهنمای قابل اعتمادی برای شما باشد. در بسیاری از موارد اطرافیان و آشنایان ما تجربه استفاده از خدمات مورد نظر را ندارند پس در ما چگونه بفهمیم شرکت مورد نظر معتبر است؟ بعضی از وبسایت‌های گردشگری مانند ایوار، نظر مسافران قبلی خود را بدون دخل و تصرف بر روی وبسایت می‌گذارند و شما با خواندن آن‌ها، می‌توانید از اعتبار آژانس مورد نظر اطمینان حاصل نمایید. اگر نتوانستید در سایت مورد نظر، دیدگاه مسافران قبلی را مطالعه نمایید، پروفایل گوگل و کامنت‌های شبکه‌های اجتماعی، راه مناسبی برای پی بردن به اعتبار یک آژانس مسافرتی به حساب می‌آید.

6. مشتری مداری

به طور تصادفی وارد آژانس شده و چگونگی رفتار آنها با مشتری را که احتمالاً یک باره مراجعه کرده است، مشاهده نمایید. اگر لبخندی صمیمانه دریافت کردید و اگر دعوت به نشستن شدید یا پیشنهاد یک فنجان چای یا قهوه دریافت داشتید، می‌توانید در مورد روش کار این آژانس و صداقت کار آن قضاوت داشته باشید. همیشه حضور فیزیکی، یکی از بهترین راه‌های بررسی اعتبار یک آژانس مسافرتی به حساب می‌آید.

7. مشاوره حرفه‌ای سفر

با پرسش یک سری از سوالات، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که آژانس مورد نظر در زمینه سفر شما، تبحر و تجربه کافی را دارد یا خیر. سوالاتی مانند اینکه آب و هوا در فصل سفر مورد نظر شما چگونه است؟ چه ارزی باید همراه داشته باشید؟ مدارک مورد نیاز این سفر چیست؟ این سفر با کدام ایرلاین بهتر است؟ مطمئن شوید که مشاور آژانس مسافرتی شما سبک سفر شما را درک کرده است: آیا سفرهای آرام را دوست دارید؟ برنامه های سفر پر از مناظر و جاذبه ها؟ آیا دوست دارید به تنهایی سفر کنید یا در حال برنامه ریزی برای سفرهای چند نسلی با فرزندان و پدربزرگ ها و مادربزرگ ها هستید؟ اطمینان از اینکه مشاور، خواسته شما را می‌فهمد و شاید حتی ثابت کند که خودشان سبک سفر مشابهی دارند می‌تواند به ایجاد رابطه بسیار کمک کند (و به آنها اجازه می‌دهد سفر بهتری را برای شما برنامه‌ریزی کنند).

8. ارزان، لحظه آخری و آفر ویژه!

مرسوم ترین شیوه جلب مشتری در این آگهی ها، پایین بودن هزینه های برگزاری تور است. که اغلب تحت عنوان "آفر" به مشتری پیشنهاد می شود. چنین شیوه هایی در مورد تورهای خارجی که مسافر را به مقصد دیگر کشورها می برد، همواره باید با دیده تردید نگریسته شود. چرا که برگزاری یک تور خارجی با حداقلی از هزینه ها همراه است و پایین آمدن برگزاری این تورها پایین تر از این هزینه ها در عمل منطقی نیست. به کرات دیده شده است که مشتریانی که فریب چنین تورهای ارزانی را می خورند با ورود به شهر مقصد متوجه می شوند که چه امکانات پایینی به آنها تحمیل شده است و برگزار کننده تور آنها را مجبور می کند که شرایط تحمیل شده را قبول کنند.

 مشتریان چنین امکاناتی که هزینه اولیه تور را با توان مالی خود مناسب نمی بینند اغلب صبر می کنند تا به محض اعلام فروش بلیت برای چنین توری اقدام به ثبت نام و پرداخت هزینه به برگزار کننده های تور می کنند. غافل از آنکه همواره این احتمال هست که چنین تورهایی به کلی فاقد مجوزهای قانونی بوده باشند و در واقع جنجال تبلیغاتی این تورها مانع از آن می شود که مشتریان به اصالت قانونی شرکت توریستی توجه کنند. همچنین خاطر نشان می‌کنیم که برای شرکت در تور اروپا یا سایر کشور‌هایی که اخذ ویزای آن‌ها مستلزم زمان است، امکان اجرای تور لحظه آخری وجود ندارد مگر اینکه شما ویزای معتبر شنگن داشته باشید.

9. بررسی کامل خدمات

تمامی خدمات سرویس مورد نظر خود را به دقت بررسی کنید. بسیاری از آژانس‌های مسافرتی برای پایین آوردن قیمت، از کیفیت سفر می‌کاهند. استفاده از ایرلاین و ساعات پروازی غیر مناسب همراه با مدت زمان ترانزیت نامعقول، انتخاب هتل دور از مرکز شهر یا بدون خدمات صبحانه، عدم همراهی راهنما از مبدا، اختیاری کردن تمامی گشت‌های سفر، جداگانه حساب کردن خدمات مختلف سفر (مانند بیمه مسافرتی یا ویزا) از جمله مواردی است که باعث کاهش قیمت یک تور و درعین حال بی‌کیفیت‌تر شدن سفر شما است.

10. قرارداد سفر

از آنجا که عقد قرارداد در خصوص کلیه تورها با هر قیمت و خدماتی الزامی است و آژانس ها و مراکز ارائه دهنده خدمات گردشگری ملزم به عقد قرارداد با مسافر هستند؛ لذا توصیه می شود مسافران ضمن توجه به نکات زیر از آژانس ثبت نام کننده بخواهد تا آنها را در قرارداد تور زمینی لحاظ نماید:

• قرارداد منعقده بین مسافر و آژانس ثبت نام کننده می بایست حتماً دارای مهر آژانس و امضاء مدیر و یا نماینده آن باشد.
• چنانچه لازم است هنگام ثبت نام در تور و عقد قرارداد وجهی از طرف مسافر به آژانس ثبت نام کننده پرداخت شود، لازم است در ازای پرداخت وجه، ‌رسید معتبر که بر روی ورقه سربرگ دار و ممهور به مهر آژانس ثبت نام کننده است، دریافت شود.
• در صورتی که تور مورد نظر نیاز به ویزا دارد و برای اخذ آن لازم است پاسپورت مسافر در اختیار آژانس ثبت نام کننده قرار گیرد، حتماً در ازای ارائه پاسپورت، رسید معتبر که بر روی ورقه سربرگ دار ممهور به مهر آژانس ثبت نام کننده است، دریافت شود.
• به توضیحات شفاهی آژانس ثبت نام کننده که در رابطه با شرح خدمات تور انتخابی ارائه می شود، اکتفا نشود و هر آنچه گفته می شود را در متن قرارداد لحاظ کنید.
• این حق مشتری است که از برنامه سفر، قبل از ثبت نام آگاهی داشته باشد، بنابراین هنگام عقد قرارداد، آن را از آژانس ثبت نام کننده بخواهد.
• بر اساس مقررات سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری، بیمه کردن تمامی مسافران شرکت کننده در تور الزامی است، بنابراین مسافران باید از بیمه بودن خود هنگام ثبت نام اطلاع حاصل نموده و از آژانس ثبت نام کننده بخواهند که در قرارداد به آن اشاره نماید.
• برگزاری جلسه توجیهی قبل از اجرای برنامه سفر در مسیرهای دور، ضروری بوده و می بایست توسط آژانس مجری اجرا گردد.
• داشتن راهنمای تور (تور لیدر) از ضروریات هر تور بوده و می بایست این مهم در قرارداد مربوطه لحاظ گردد.

امیدواریم که با دانستن این نکات، بتوانید بهترین آژانس مسافرتی را برای سفر خود انتخاب کنید.