کد مطلب: 195879
راهکاری برای تشخیص کارکنان کارآمد از ناکارآمد در سیستم اداری
بخش تعاملی الف - مهدی احمدی
اشاره: مطلبی که می خوانید از سری یادداشت های بینندگان الف است و انتشار آن الزاما به معنی تایید تمام یا بخشی از آن نیست. بینندگان الف می توانند با ارسال یادداشت خود، مطلب ذیل را تایید یا نقد کنند.
تاریخ انتشار : شنبه ۲۶ مرداد ۱۳۹۲ ساعت ۱۳:۴۷
انتخاب مدیران لایق برای در اختیار گرفتن مسئولیت های اجرایی کشور همواره یکی از دغدغه های مردم و مسئولین بوده است. بحث های مربوط به این موضوع به بخصوص در هنگام معرفی افراد برای تصدی وزارتخانه ها، انتصاب معاونین رئیس جمهور، روسای ادارات، استانداران و مدیران میانی شدت می گیرد. با این وجود با گذشت سالیان دراز هنوز راهکارهای مشخصی برای تعیین کارآمدی یا ناکارآمدی افراد در حوزه های مختلف تدوین نشده است. بعبارت دیگر گاهی بحث هایی که حول و حوش صلاحیت یا عدم صلاحیت یک شخص برای در اختیار گرفتن یک مسئولیت انجام می شود حالت چانه زنی و لابی گری دارد تا اینکه بر یک منطق عقلانی استوار باشد.
از سویی تجربه نشان داده است که به قدرت رسیدن افراد فاقد صلاحیت می تواند آفت های زیادی را به دنبال داشته باشد. صدور بخش نامه های ناهماهنگ و نامربوط، انتصاب های فامیلی و بی برنامه در مجموعه، درگیری با دیگر افراد مجموعه بدلیل اینکه آنها وی را فرد توانایی نمی دانند از جمله زیان هایی است که انتصاب های نادرست به همراه خود دارند. همچنین یک انتصاب نادرست می تواند باعث دلسرد شدن افراد داخل مجموعه شود بطوریکه افراد احساس می کنند هیچ مسیر شناخته شده ای برای ترقی آن ها به مسیر های بالاتر وجود ندارد و هر چقدر هم تلاش کنند زحماتشان معیار پیشرفت شان قرار نخواهد گرفت. از سوی دیگر یک انتصاب به جا و شایسته می تواند باعث ایجاد تحول و خدمت رسانی بیشتر به مردم گردد.
برای جلوگیری از مضرات انتصاب های نا به جا و بهره گیری از فواید استفاده از افراد لایق، نیاز به یک نظام ارزشیابی داریم تا مدیران و مسئولین ما بر اساس توانایی ها و رزومه کاریشان منصوب و یا برکنار شوند. از طرفی این نظام ارزشیابی باید قادر به تعیین مدیر قوی و ضعیف باشد و بتواند مدیران را با همدیگر مقایسه نموده و بهترین آنها را انتخاب کند. برای همین ما نیازمند یک سیستم کمّی برای ارزشیابی افراد هستیم. اگر بتوان عملکرد افراد را به صورت کمی و عددی بیان نمود می توان به اهداف ذکر شده دست یافت.
برای بیان کمی عملکرد کارکنان یک مجموعه، مثال زیر می تواند راهگشا باشد. فرض کنید دانشجویی می خواهد مدرک اشتغال به تحصیل از دانشگاه خود دریافت کند. بدین منظور وی می بایست یک فرم درخواست پر نماید. سپس مسئول آموزش آن فرم را بررسی و به معاون آموزشی تحویل دهد. بعد معاون آموزشی درخواست را تایید کرده و به دبیرخانه برای شماره کردن و مهر کردن تحویل دهد.
در حال حاضر که سیستم ارزشیابی کیفی است معمولا به طور دقیق مشخص نیست نامه مذکور کی حاضر می شود. حال فرض کنید نامه مذکور قرار است ۵ روز بعد از درخواست حاضر شود. دانشجو در روز پنجم به اداره آموزش مراجعه می کند و با این پاسخ مواجه می شود که نامه اشتغال به تحصیل شما چند روز بعد آماده خواهد شد. نمونه ای از این دست پاسخ ها را بارها در ادارات مختلف شنیده ایم و البته نمی دانیم مشکل کجاست و مقصر کیست. در این سیستم هر کدام از افراد شامل مسئول آموزشی، معاون آموزشی، و مسئول دبیرخانه می توانند باعث طولانی تر شدن روند رسیدگی به درخواست باشند ولی هیچ کدام را نمی توان بعنوان مقصر شناسایی کرد.
حال این روند را در سیستم ارزشیابی کمی بررسی می کنیم. در این سیستم می توان برای هر کار یک زمان تعریف کرد. برای مثال یک در خواست اشتغال به تحصیل باید ظرف ۴ روز پاسخ داده شود. از طرفی برای هر کسی که در این رابطه مسئولیت دارد نیز یک زمان تعریف می شود. مثلا مسئول آموزش باید ظرف ۱ روز به درخواست رسیدگی کند، معاون اموزشی ۲ روز و مسئول دبیرخانه نیز ۱ روز فرصت دارند که به درخواست پاسخ دهند. با به جریان افتادن درخواست، زمان مسئولین مربوطه به ترتیب شروع به کار می کند. حال چنانچه هر کدام از مسئولین مربوطه نتوانند کار را در زمان مورد نظر به اتمام برسانند یک نمره منفی دریافت می کنند. و چنانچه نمرات منفی یک مسئول از حد تعیین شده فراتر رفت به مدیران بالاتر گزارش می شود. همچنین مدیر این مجموعه می تواند در فواصل زمانی مشخص، نمرات کارکنان خود را بررسی کند و کارمند ضعیف و متخلف را شناسایی و نسبت به اصلاح یا جابجایی آن اقدام کند. در این سیستم همچنین مقصر قابل شناسایی است و آن مسئولی خواهد بود که کار را در موعد مقرر خود انجام نداده است . با همین روند ارزشیابی کمی می توان دیگر کارکنان را هم مورد ارزیابی قرار داد و برای هر یک، کارنامه عملکرد ایجاد نمود.
حال با اجرای این نوع ارزشیابی، با تعداد زیادی کارمند مواجهیم که عملکرد آنها بصورت مجموعه ای از نمرات منفی و مثبت بیان شده است. در این حالت می توان کارمند نمونه را براساس نمرات دریافتی از سایر کارمندان شناسایی نمود و موقعیت او را ارتقا داد. همچنین بقیه کارمندها سعی می کنند با بهبود عملکرد خود و کسب نمرات بیشتر، نمره عملکرد خود را بالاتر ببرند. بدلیل وجود امکاناتی نظیر اتوماسیون اداری که قابلیت ثبت درخواست ها را دارد، سیستم فوق قابل اعمال به بسیاری از ادارات و سازمانها مانند ادارات آموزش دانشگاهها، بانک ها، خدمات پلیس و مشابه آن می باشد. با اجرای این سیستم برای ارزیابی کارکنان ادارات، برای مدیران میانی و بالاتر نیز می توان سیستم مشابهی را اجرا نمود.
از سویی تجربه نشان داده است که به قدرت رسیدن افراد فاقد صلاحیت می تواند آفت های زیادی را به دنبال داشته باشد. صدور بخش نامه های ناهماهنگ و نامربوط، انتصاب های فامیلی و بی برنامه در مجموعه، درگیری با دیگر افراد مجموعه بدلیل اینکه آنها وی را فرد توانایی نمی دانند از جمله زیان هایی است که انتصاب های نادرست به همراه خود دارند. همچنین یک انتصاب نادرست می تواند باعث دلسرد شدن افراد داخل مجموعه شود بطوریکه افراد احساس می کنند هیچ مسیر شناخته شده ای برای ترقی آن ها به مسیر های بالاتر وجود ندارد و هر چقدر هم تلاش کنند زحماتشان معیار پیشرفت شان قرار نخواهد گرفت. از سوی دیگر یک انتصاب به جا و شایسته می تواند باعث ایجاد تحول و خدمت رسانی بیشتر به مردم گردد.
برای جلوگیری از مضرات انتصاب های نا به جا و بهره گیری از فواید استفاده از افراد لایق، نیاز به یک نظام ارزشیابی داریم تا مدیران و مسئولین ما بر اساس توانایی ها و رزومه کاریشان منصوب و یا برکنار شوند. از طرفی این نظام ارزشیابی باید قادر به تعیین مدیر قوی و ضعیف باشد و بتواند مدیران را با همدیگر مقایسه نموده و بهترین آنها را انتخاب کند. برای همین ما نیازمند یک سیستم کمّی برای ارزشیابی افراد هستیم. اگر بتوان عملکرد افراد را به صورت کمی و عددی بیان نمود می توان به اهداف ذکر شده دست یافت.
برای بیان کمی عملکرد کارکنان یک مجموعه، مثال زیر می تواند راهگشا باشد. فرض کنید دانشجویی می خواهد مدرک اشتغال به تحصیل از دانشگاه خود دریافت کند. بدین منظور وی می بایست یک فرم درخواست پر نماید. سپس مسئول آموزش آن فرم را بررسی و به معاون آموزشی تحویل دهد. بعد معاون آموزشی درخواست را تایید کرده و به دبیرخانه برای شماره کردن و مهر کردن تحویل دهد.
در حال حاضر که سیستم ارزشیابی کیفی است معمولا به طور دقیق مشخص نیست نامه مذکور کی حاضر می شود. حال فرض کنید نامه مذکور قرار است ۵ روز بعد از درخواست حاضر شود. دانشجو در روز پنجم به اداره آموزش مراجعه می کند و با این پاسخ مواجه می شود که نامه اشتغال به تحصیل شما چند روز بعد آماده خواهد شد. نمونه ای از این دست پاسخ ها را بارها در ادارات مختلف شنیده ایم و البته نمی دانیم مشکل کجاست و مقصر کیست. در این سیستم هر کدام از افراد شامل مسئول آموزشی، معاون آموزشی، و مسئول دبیرخانه می توانند باعث طولانی تر شدن روند رسیدگی به درخواست باشند ولی هیچ کدام را نمی توان بعنوان مقصر شناسایی کرد.
حال این روند را در سیستم ارزشیابی کمی بررسی می کنیم. در این سیستم می توان برای هر کار یک زمان تعریف کرد. برای مثال یک در خواست اشتغال به تحصیل باید ظرف ۴ روز پاسخ داده شود. از طرفی برای هر کسی که در این رابطه مسئولیت دارد نیز یک زمان تعریف می شود. مثلا مسئول آموزش باید ظرف ۱ روز به درخواست رسیدگی کند، معاون اموزشی ۲ روز و مسئول دبیرخانه نیز ۱ روز فرصت دارند که به درخواست پاسخ دهند. با به جریان افتادن درخواست، زمان مسئولین مربوطه به ترتیب شروع به کار می کند. حال چنانچه هر کدام از مسئولین مربوطه نتوانند کار را در زمان مورد نظر به اتمام برسانند یک نمره منفی دریافت می کنند. و چنانچه نمرات منفی یک مسئول از حد تعیین شده فراتر رفت به مدیران بالاتر گزارش می شود. همچنین مدیر این مجموعه می تواند در فواصل زمانی مشخص، نمرات کارکنان خود را بررسی کند و کارمند ضعیف و متخلف را شناسایی و نسبت به اصلاح یا جابجایی آن اقدام کند. در این سیستم همچنین مقصر قابل شناسایی است و آن مسئولی خواهد بود که کار را در موعد مقرر خود انجام نداده است . با همین روند ارزشیابی کمی می توان دیگر کارکنان را هم مورد ارزیابی قرار داد و برای هر یک، کارنامه عملکرد ایجاد نمود.
حال با اجرای این نوع ارزشیابی، با تعداد زیادی کارمند مواجهیم که عملکرد آنها بصورت مجموعه ای از نمرات منفی و مثبت بیان شده است. در این حالت می توان کارمند نمونه را براساس نمرات دریافتی از سایر کارمندان شناسایی نمود و موقعیت او را ارتقا داد. همچنین بقیه کارمندها سعی می کنند با بهبود عملکرد خود و کسب نمرات بیشتر، نمره عملکرد خود را بالاتر ببرند. بدلیل وجود امکاناتی نظیر اتوماسیون اداری که قابلیت ثبت درخواست ها را دارد، سیستم فوق قابل اعمال به بسیاری از ادارات و سازمانها مانند ادارات آموزش دانشگاهها، بانک ها، خدمات پلیس و مشابه آن می باشد. با اجرای این سیستم برای ارزیابی کارکنان ادارات، برای مدیران میانی و بالاتر نیز می توان سیستم مشابهی را اجرا نمود.
کلمات کلیدی : مهدی احمدی
نظراتی كه به تعميق و گسترش بحث كمك كنند، پس از مدت كوتاهی در معرض ملاحظه و قضاوت ديگر بينندگان قرار مي گيرد. نظرات حاوی توهين، افترا، تهمت و نيش به ديگران منتشر نمی شود.
