شما باید فضای اداری خود را برای تغییر طراحی کنید. دنیای کار در حال تغییر است، افراد در حال تغییر هستند، مشتریان در حال تغییر هستند...طراحان اداری نیز سخت تلاش میکنند تا طرحی سازگار برای پشتیبانی از این تغییرات ایجاد کنند. یک کارمند به طور متوسط تقریباً نیمی از روز کاری خود و بیش از 245 روز در سال را در فضای اداری میگذراند. ازاینرو در دهه گذشته، طراحی و رفاه کارکنان هنگام طراحی فضای اداری اهمیت بیشتری یافته است. با فضاهای خلاقانهای که توسط برخی از غولهای فناوری سیلیکون ولی مانند گوگل و اپل طراحی شده است، شرکتها بیشتر به سمت ایجاد مکانی برای پیشرفت افراد تأکید میکنند تا مکانی برای کار. تفکر پشت این تغییرات این است که اگر کارکنان شما شاد و راحت باشند، بهرهوری بیشتری خواهند داشت و از زمان خود در محل کار بیشتر لذت خواهند برد. در ادامه برخی از تغییرات کلیدی در طراحی و ساخت دفتر در سالهای گذشته را بررسی میکنیم تا دریابیم چرا طراحی دفاتر اداری نیاز به حرکت با زمان دارد.
اگر به فکر ایجاد تغییر در نحوه کار دفتر خود هستید، بسیار مهم است که قبل از انجام کوچکترین حرکتی برنامهریزی مناسبی داشته باشید. تغییر امور بدون در نظر گرفتن مواردی که بر آنها تأثیر میگذارد میتواند پیامدهای بسیار منفی داشته باشد و حتی میتواند در بلندمدت بر بهرهوری آنان تأثیر بسزایی بگذارد.
مرگ اتاقکها و ظهور طراحی دفاتر اداری باز
فضاهای اداری با طرح باز ایده جدیدی نیست. آنها برای اولین بار در دهه 1960 معرفی شدند؛ یعنی درست زمانی که طراحان محل کار سعی میکردند از یک ساختار قدرت از بالا به پایین به یک ساختار دموکراتیکتر برسند و باعث ایجاد تعامل و رفتار بیشتر انسانها میشود. ازآنجایی که بسیاری از مردم این نوع طرحبندی را بخشی از فرهنگ کار گروهی میدانستند، بهطور فزایندهای شاهد این بودیم که شرکتهای بزرگ از این سبک طراحی جدید استفاده میکردند.
تأثیر فناوری بر طراحی دفاتر اداری
پیشرفت فناوری و تغییر فرهنگ شرکتها به انقلاب سبک کاری انعطاف پذیر کمک کرد. ظهور فناوری ابری بدین معنا بود که کارمندان میتوانستند تقریباً از هرکجا و با تمام دستگاههای خود به فایلهای کاری به صورت آنلاین دسترسی داشته باشند. نرمافزارهای همکاری باعث شد که ارتباط بین کارکنان بدون مشکل انجام شود، حتی اگر در یک ساختمان کار نمیکردند. درنتیجه، شاهد کارمندان بیشتری بودیم که دور از دفتر کار میکردند، چه در خانه، کافیشاپ یا در جاده.
تحقیقات نشان داده که نیمی از کارکنان خواهان مکان و زمان کاری انعطاف پذیر هستند. به همین دلیل، بسیاری از شرکتها تمایلی به مهاجرت به فضاهای بزرگ اداری ندارند و در عوض به طور فعال به دنبال فضاهایی هستند تا شیوههای کار انعطاف پذیر را تسهیل کند. از این رو دفاتر طرح باز، اتاقهای جمع و جور و هات دسکها، همه با هدف با هدف استفاده کارآمدتر از فضا و برآوردن نیاز نیروی کار چابک و متحرک، ارائه میشوند. سرعت حرکت فناوری باعث شده تا معماران و طراحان دفاتر اداری هنگام نصب و اتخاذ فناوریهای مورد استفاده در محل کار، انعطافپذیری بیشتری داشته باشند.
فضاهای کاری انعطاف پذیر
با پیشرفت تکنولوژی و افزایش فرهنگ کار اشتراکی و ورود نیروی هزارهها طراحی اداری مدرن سعی دارد فرهنگ کار گروهی را منعکس کند و فضاهای مختلفی را برای کار ارائه دهد که امکان تعامل بین موارد زیر را فراهم کند.
- ایده پردازی و تمرکز مکانهای خصوصی برای همکاری
- تعامل با دیگران. محوطههایی را برای صرف وعدههای غذایی و کار روزانه.
- مکانهای آرام برای استراحت مغز، دور شدن از دیگران و انجام کارهای متمرکز
با طراحی دفتری که به کارمندان شما اجازه میدهد از زمان خود لذت ببرند و در محل کار پیشرفت کنند، شانس بیشتری برای حفظ استعدادهای برتر خود دارید.
طراحی دفاتر اداری فعال
رفاه یکی از بزرگترین گرایشهای طراحی اداری مدرن است. افراد هزارهای که وارد محل کار میشوند، در جستجوی کارفرمای بالقوه و رفاه کلی به عنوان یک اولویت قوی هستند. محیطهای کاری فعال فضاهای اداری هستند که از ابتدا برای تشویق تحرک طراحی شدهاند، مثل ایجاد جذابیت بیشتر در پلهها تا بتواند راه رفتن را به جای استفاده از آسانسور تشویق کند.
مزایای طراحی دفاتر اداری جدید
بسیاری از طرحهای جدید دفاتر اداری همچنین به افزایش همکاری بین کارکنان کمک میکند. دفاتر برنامه باز و مناطق مختلف برای ترویج همکاری بین کارمندان طراحی شده است، در حالی که اتاقهایی مخصوص تماسهای ویدئویی نیز طراحی شدهاند که میتوانند بهرهوری را در جلسات افزایش دهند. هنگامی که طراحی دفتر به خوبی انجام شود، رضایت کارکنان را افزایش میدهد و به نوبه خود به افزایش بهرهوری کارکنان کمک میکند. این همان نقطهای است که یک طراحی عالی میتواند تفاوت بین استخدام یک نامزد برجسته و از دست دادن آنها را تعیین کند. طراحی مترقی محل کار در حال حاضر به طور کامل بر سازگاری متمرکز شده است. شرکتهایی که تجملاتی در طراحی فضاهای اداری خود دارند، دیگر این کار را برای نیازهای امروزی انجام نمیدهند، بلکه در عوض سعی میکنند فضاهایی را ایجاد کنند که آماده سازگاری با فناوریها، عملکردهای شغلی و مدلهای تجاری مدرن باشد. این پویایی به ویژه در صنایع سیال رسانه و فناوری مشهود است.
بسیار مهم است که نوع مناسبی از سیستم اداری و طراحی فضای اداری را برای دفتر خود انتخاب کنید و قبل از تصمیم نهایی، به همه مزایا و معایب آن فکر کنید. آنچه برای یک شرکت کار میکند لزوماً برای شرکت دیگر کار نخواهد کرد و اغلب اینطور است که یک طرح خاص باید کمی اصلاح شود تا بتواند بهدرستی برای کسانی که در آن کار میکنند هماهنگ شود. هر سیستم دارای مزایا و معایب خاص خود است، بنابراین تحقیق نقطه شروع شماره یک شما است. محیطهای کاری اداری همیشه در حال تغییر است و هرروز تلاشهای جدیدی در حال انجام است.