تصور نمایید نامه ای اداری به یکی از سازمان‌ها ارسال کرده اید:
جناب آقای مهندس X
رئیس محترم سازمان ...
با سلام،
احتراماً درخواست می گردد ...
هرچه منتظر می‌مانید پاسخی دریافت نمی‌کنید. پس با دبیرخانه سازمان تماس می‌گیرید تا علت را جویا شوید. مسئول دبیرخانه در عین ناباوری به شما می‌گوید باید نامه نگاری را مجدداً انجام دهید چون قبل از آنکه مهندس X نامه را به مسئول مربوطه ارجاع دهد از سمت خود برکنار شده است. رئیس جدید سازمان، آقای دکتر Y هم نمی‌تواند آن را ارجاع دهد چراکه مخاطب نامه، مهندس X بوده است.
متاسفانه این وضعیتی است که در سراسر کشور مکرراً در حال وقوع است. حال علت این وضعیت چیست؟ بیشتر روسا تمایل دارند همه کارها از کانال خودشان انجام شود. حتی اگر این موضوع باعث شود نامه‌ها در کارتابلشان تلنبار شده و پاسخدهی چند روز به تاخیر بیفتد. طبیعتاً وقتی رئیسی چنین تمایلی داشته باشد. دبیرخانه هم مطابق سلیقه رئیس سازمان عمل کرده و انتظار دارد نام و همچنین القاب رئیس (دکتر یا مهندس) در مکاتبات اداری ذکر شود.
آیا این وضعیت راه حلی دارد؟ بله راه حل دارد. راه حلی که بیش از حد ساده است. کافیست دولت مشکل را بپذیرد و در راستای سیاست چابکسازی و حذف تشریفات، با دستورالعملی، در مکاتبات اداری ذکر نام رئیس سازمان یا مدیرعامل شرکت‌های زیرمجموعه را منع نماید. به این ترتیب نامه‌ای اداری که در ابتدای متن به آن اشاره شده بود به ترتیب زیر اصلاح خواهد شد:
رئیس محترم سازمان ...
با سلام،
احتراماً درخواست می گردد ...
به همین سادگی. حال چه رئیس عوض شود، چه نشود. نامه باید پاسخ داده شود. از طرف دیگر در زمان نگارش نامه هم مجبور نیستیم مدتی را صرف یافتن نام رئیس و القابش نماییم.