پس از انتخاب نرم افزار حسابداری متناسب با کسب و کار خویش، آشنایی با نحوه استفاده از نرم افزار حسابداری نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین میتوان گفت که مهمترین مسئله در کسب و کارهای امروزی، افزایش حجم معاملات در شرکتهای مختلف و درستی کار با نرم افزار حسابداری است.
با توجه به وجود نرم افزار حسابداری به عنوان یکی از ابزارهای اصلی کار در شرکتها، توانایی کار با این نرم افزارها غیرقابل چشم پوشی میباشد. در این مقاله سعی شده است 10 نکته از مجموعه نکات کار با نرم افزار حسابداری را به شما شرح دهیم تا با آگاهی از این موارد بتوانید به امور مالی و حسابداری خود سر و سامان دهید.
مهم ترین نکات کار با نرم افزار حسابداری
مهمترین نکاتی که در هنگام کار با نرم افزار حسابداری باید با آنها آشنایی داشته باشید عبارتند از:
۱: نحوه کار خود را ارزیابی کنید.
ابتدا باید تمامی مراحل کارهای خود را ارزیابی کنید و بدانید که نرم افزار به معنای جایگزین کردن آن به جای حسابدار نیست؛ بلکه تنها با استفاده از نرم افزار میتوانید کارهای خود را در مدت زمان کمتر و سرعت بیشتری بر کنترل اسناد و ضمائم مالی داشته باشید.
۲: سطح دسترسی هر کارمند را مشخص نمایید.
شاید دوست نداشته باشید که همه کارمندان به تمامی اطلاعات مالی شرکت دسترسی داشته باشند. شما میتوانید با استفاده از نرم افزار حسابداری، سطح دسترسی کارکنان را محدود و مشخص سازید. به طور مثال به واحد خرید تنها اجازه دهید که جزئیات پرداختی که انجام میدهند را مشاهده نمایند و به واحد فروش تنها دسترسی به مشتریان را دهید.
۳: نرم افزار خود را قدرتمند کنید.
با نصب افزونه و امکانات دیگر میتوانید نرم افزار حسابداری خود را قدرتمند سازید، تا امکانات بیشتری را بر روی نرم افزار خود داشته باشید. به طور مثال اگر مشغول فروش آنلاین هستید میتوانید با نصب افزونه سایت فروشگاهی خود را به سیستم حسابداری خود متصل کنید و به راحتی و بدون هیچ ثبت دستی، امور مالی شما انجام میشود.
۴: بودجه و اتفاقات مالی خود را پیش بینی کنید.
نرم افزارهای عمومی توانایی انجام پیش بینی بودجه و اتفاقات مالی خود را ندارند. شما با استفاده از نرم افزار حسابداری تجاری که در برنامه ریزی مالی کاربرد دارند، میتوانید این قبیل پیش بینی ها را انجام دهید.
۵: شناسایی ریسک های احتمالی
میتوانید با استفاده از نرم افزار ریسکهای احتمالی مالی خود را شناسایی و برطرف نمایید. نرم افزار حسابداری کمک میکند که مسائل کوچک مانند جریان نقدینگی را پیش از بزرگ شدن تشخیص و برطرف سازید.
۶: پیگیری و کنترل گزارشات مالی
گزارشات مالی خود را پیگیری و کنترل نمایید. شما میتوانید با خودکارسازی صدور فاکتور و تهیه گزارش به کارهای خود سرعت بخشید. همچنین با کمک نرم افزار حسابداری میتوان رویههای بلند مدت گزارشات مختلف را به راحتی مشاهده کرد و اتفاقاتی مانند کاهش سفارشات از سوی یک مشتری و کاهش تقاضای یک محصول را شناسایی کنید.
۷: هزینهها و مخارج خود را به طور خودکار ثبت نمایید.
۸: امنیت دادههای خود را بررسی کنید و از سطح امنیت نرم افزار مطمئن شوید.
۹: فاکتور خرید، فروش و... را با استفاده از نرم افزار حسابداری در موعد مقرر صادر و ارائه دهید.
۱۰: الگوهای فروش خود را تحلیل نمایید، تا زمان رکود بازار و اوج فروش محصولات خویش را بشناسید.
سیستم های مدرن نرم افزار حسابداری در جهان
در تمام جهان نرم افزارهای حسابداری و تکنولوژی ابری به صاحبان کسب و کارها اجازه میدهد تمام امور مالی و حسابداری خود را به صورت حرفهای انجام دهند. در ادامه چند سیستم مدرن نرم افزار حسابداری در جهان را به شما معرفی خواهیم کرد. سیستمهای مدرن نرم افزار حسابداری در جهان عبارتند از:
- Wave
- Zip books
- Akaunting
- Gnucash
- Slick pie
- Cloud books
- Zoho invoice
- Vch express accounts
نرم افزار فروش و پخش مویرگی چیست؟
پخش مویرگی یکی از مهمترین روشهای پخش و فروش است. یعنی شرکت بخش بندی بازار را نادیده میگیرد و تمامی محصولات انبار خویش را به همه بازارهای موجود عرضه و توزیع میکند. ایده و فکر اصلی در پخش مویرگی این است که باید تک تک محصولات شرکت شما در معرض دید و در دسترس عموم باشد. تنها در این صورت است که خریداران بیشتری خواهد داشت.
میزان توزیع در پخش مویرگی به ظرفیت تولید محصول، حجم بازار انتخاب شده، سیاستهای قیمت گذاری بازار و نیاز مشتری بستگی دارد.
کاربرد نرم افزار پخش مویرگی
طبق تعریفی که بیان شد پخش مویرگی به همه فعالیتها و فرآیندهای انجام شده به منظور تامین، انبار و جابجایی کالا از تولیدکننده تا تحویل به مشتری گفته میشود. پخش مویرگی به عنوان یکی از بخشهای کلیدی بازار شناخته شده و نقش تعیین کنندهای در ایجاد ارزش پایدار و خلق توسعه مزیتهای رقابتی برای تولیدکنندگان ایفا میکند. البته طراحی و در اختیار داشتن پخش و توزیع قدرتمند یکی از مزیتهای رقابت تولیدکنندگان در بازار محسوب میشود.
پخش مویرگی برای محصولاتی نظیر بستههای غذایی، محصولات بهداشتی و... کاربرد دارد که جزء نیازهای روزانه مردم و کالاهای اساسی شهروندان محسوب میگردند.
استفاده از نرم افزارهای حسابداری امری جدایی ناپذیر در کسب و کارهای امروزی میباشد. اما دانش استفاده از این نرم افزارها و اطلاع از نکات کاربردی برای کار با این نرم افزارها هم از اهمیت بالایی برخوردار میباشد و بدون دریافت آموزش نمیتوان در کار با نرم افزار حسابداری موفق شد.
یکی از این نرم افزارهایی که در حوزه حسابداری شرکتهای پخش استفاده بسیار بالایی دارد، نرم افزار فروش و پخش مویرگی است که موسسات برای فروش بیشتر و رقابت با دیگر تولیدکنندگان از این روش استفاده میکنند. پخش مویرگی با دسترس قرار دادن محصولات موسسه به عموم خریداران بیشتری را جذب مینماید.