بررسی عوامل موثر در ترکیب سیستم‌های ERP و SCM

گزارش بازرگانی،   3980714128

- مقدمه

اهمیت سیستم‌های ERP و SCM هم برای کسب و کارها و هم برای محیط آکادمیک کاملا شناخته شده است. مطالعات اخیر نمایان‌گر افزایش سرمایه‌گذاری در این دو حوزه است. پژوهش‌های بسیاری همچنین بر افزایش سرمایه‌گذاری در زمینه پیوند این دو سیستم تاکید داشته اند. سازمان‌ها برای استفاده یکپارچه از اطلاعات در جهت برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری هم به اطلاعات درون سازمان و هم به اطلاعات شبکه کاری خود در زنجیره تامین نیاز دارند.

یکپارچه‌سازی این اطلاعات نیازمند این مهم است که اطلاعات به دست آمده از SCM را بتوان در سیستم‌های ERP به خوبی مورد استفاده قرار داد و اهمیت این یکپارچه‌سازی و استاندارسازی جریان اطلاعات دلیلی اصلی است که سازمان‌ها به دنبال پیاده سازی ERP هستند. در جریان اطلاعات بسیاری از بخش‌های سازمان نظیر خرید، تولید و فروش، اطلاعاتشان می‌تواند در SCM‌ نیز مورد استفاده قرار بگیرد، اما آنچه که مهم است این است که با پیوند این دو سیستم اطلاعاتی مانند موجودی انبار نیز در این راستا مورد استفاده قرار بگیرند.

در شرایط کنونی می‌توان گفت که استفاده از سیستم‌های ERP‌ و SCM به یک الزام برای سازمان‌ها تبدیل شده‌اند و آنچه از این دو یک مزیت رقابتی پایدار می‌تواند بسازد، پیوند میان این دو است. داونپورت و بروکس پیشنهاد دادند در حالیکه سیستم‌های ERP بر روی منابع داخلی سازمان تمرکز دارند، برای برنامه ریزی بهتر و تسهیل تصمیم‌گیری بهتر است که از اطلاعات موجود در SCM‌ نیز به عنوان منابع سازمان استفاده شود. سازمان‌ها در حال حاضر انتظارات زیادی از IT‌ دارند و IT‌ نیز باید بتواند نیازهای سازمان را با استفاده از همه اطلاعات ممکن برآورد سازد.

برای این کار تلاش می‌شود که اطلاعات موجود در SCM‌ را به سیستم‌های ERP وارد کنند. سیستم‌های ERP مجمود پلتفرمی برای SCM بنگاه و کل زنجیره تامین آن فراهم کرده‌اند که می‌تواند کارکردهای ERP‌ را افزایش دهد. معمولا فروشندگان ERP‌ به بنگاه‌ها پیشنهاد می‌دهند که زیرساخت‌های IT‌ متناسب با سیستم آن‌ها شکل‌گرفته و سپس SCM را با آن یکپارچه کنند.

2- انگیزه‌های پژوهش در زمینه پیوند ERP‌ و SCM

ERP چیست؟ برنامه ریزی منابع سازمانی با پیشرفت نیازهای کسب و کار و توسعه فناوری اطلاعات شکل گرفت و حوزه آن به عملیات کسب و کار محدود می‌شود. توسعه ERP با رشد یکپارچه سازی نرم‌افزارهای کاربردی سازمان (EAI) همزمان بود به این معنا که نرم‌افزارهای کاربردی توزیع شده در بنگاه را به هم متصل کردند تا بتوانند نیازهای یکپارچه را مرتفع سازند. رفته رفته علاوه بر نرم‌افزارهای کاربردی داخل بنگاه نیاز به اطلاعات مربوط به زنجیره تامین نیز حس شد.

یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای کاربردی بنگاه واسط‌های کاربری متفاوتی داشتند که در ERP واسط کاربری همه این نرم‌افزارها یک شکل است. یک بنگاه همچنین نیاز داشت تا به خواست‌های مشتریانش در روش توزیع خود پاسخ بدهد و بتواند سیستم لجستیک خود را با اطلاعات یکپارچه‌ای با نیازهای مشتری مدیریت کند، SCM‌ مدیریت این تغییرات را به‌عهده داشت.

SCM‌ به موضوعاتی نظیر این می‌پردازد که بنگاه چگونه با مشتریانش در ارتباط خواهد بود چه عملیاتی را برای تهیه منابع صورت می‌دهد. این عملیات چه با مشتریان و چه با تامین‌کنندگان به عملیات داخلی بنگاه وابسته‌اند، لذا این دو سیستم باید بایکدیگر مرتبط گردند.

از این دیدگاه ERP کارکرد SCM را تسهیل کرده و SCM‌ از اطلاعات ERP‌ استفاده می‌کند و از آن تاثیر می‌پذیرد. ERP اجازه می‌دهد که موارد آنگونه که مشتریان نیاز دارند در بنگاه اتفاق بیافتند و البته این یکی از اهدافی است که در پیوند میان ERP  و SCM‌ به دنبال آن هستیم. بر طبق یافته‌های این پژوهش عوامل تاثیرگذار بر موفقیت این پیوند عبارتند از : ماژول بندی، یکپارچگی و مهارت کارکنان IT.

این پژوهش ابتدا به بررسی SCM‌ به عنوان نرم‌افزاری که در پیشگاه سازمان واقع می‌شود می‌پردازد و سپس به ERP به عنوان نرم افزاری که در داخل سازمان قرار می‌گیر د و به SCM‌ اطلاعات می‌دهد. از این منظر SCM مشتری اطلاعات و فرایندهای کسب و کار ERP است و SCM با استفاده از منابع اطلاعات داخلی به فراهم نمودن اطلاعات و منابع خارجی می‌پردازد. لذا بسیار مهم است که بدانیم چه معماری برای برقرای این ارتباط مفید است.

برای اینکار برخی مولفه‌ها و عوامل را به عنوان کاندیداهای کلیدی برگزیده‌ایم که در ادبیات پژوهشی عنوان شده است بیشترین تاثیر را عملکرد مناسب این دو می‌گذارد. برای اینکه عملیات کسب و کار به شیوه مناسبی دراین نرم‌افزار ها مدل شود این نرم‌افزارها باید بصورت ماژول بندی شده طراحی و ساخته شده باشند تا بصورت داینامیک بتوانند به برنامه‌ریزی منابع بپردازند.

3- روش‌شناسی و ساختار عوامل پیوند ERP/SCM

برخی از مطالعات در این زمینه SCM‌ را به عنوان نرم‌افزاری که در عصر جهانی شدن سازمان‌های بزرگ حتما باید از آن استفاده کنند عنوان کرده است. برای مثال اوراکل در بسته‌های نرم‌افزاری خود به شدت به دنبال استاندارد سازی و یکپارچگی سیستم‌هایش برای استفاده کردن از آن‌ها در بسترها و شرایط جهانی است. این استاندارد سازی برای کارکردن آسان‌تر با شرکای بین‌المللی است. همکاری با شرکت‌های خارجی در گستره جهان توسط IT بسیار تسهیل شده است. با این حال بیشتر توسعه‌دهندگان فناوری اطلاعات در این اواخر بویژه با گسترش نفوذ اینترنت به ERP ها نیز از این منظر می‌نگرند برای مثال SAP‌ در سال 2007 ماژول‌های ERP خود را کاملا در بستر وب طراحی کرد.

اما قبل‌تر ها چنین نبود برای مثال باورساکس و همکارانش چنین استدلال می‌کردند که معماری ERP باید بصورت یک هسته برای SCM عمل کند. می‌توان گفت در طول زمان، تمرکز ERP از عملیات داخلی سازمان به حوزه‌های خارجی و بویژه آنجاهایی که به SCM مربوط بوده است تغییر کرده است. این یکپارچگی سیستم‌ها می‌تواند کمک شایان به سازمان‌ها برای استفاده همزمان از همه اطلاعات بکند.

سیستم‌های ERP سابقه طولانی دارند، هرچند از ابتدا به شکل امروزی نبوده اند. در دهه 1960 MRP ها به برنامه‌ریزی مواد اولیه لازم در سازمان می‌پرداختند و از این منظر جهش بزرگی در سیستم‌های انبار داری ساده محسوب می‌شدند. در دهه 1970 اما پیشرفت دیگری حاصل شد و سیستم‌های MRPII معرفی شدند که به برنامه‌ریزی منابع تولید می‌پرداختند و حوزه کاری را افزایش داده بودند. ERP ها در دهه 1980 با پیشرفت و توسعه زیر ساخت‌های IT‌ شکل گرفتن که به برنامه‌ریزی منابع بنگاه پرداختند.

سیستم های ERP مرتبط ترین سیستم‌های نرم افزاری سازمانی طراحی شده بودند که با SCM مرتبط بود، چه از لحاظ کارکرد آن در کسب و کار و چه از لحاظ معماری فناوری اطلاعات. SCM و ERP گاها و در برخی نسخه‌ها مانند SAP ماژول‌های مشترکی داشتند و برای یک کسب و کار نوعی یکپارچگی آن‌ها در گستره فرایندهای کسب و کار سازمان بسیار منطقی تر از تفکیک آن‌ها بود. لذا پروژه‌های بسیاری در داخل سازمان‌هایی که از هر دو سیستم استفاده می‌کردند برای پیوند دادن این دو بسته نرم‌افزاری تعریف شد.

4- بخش کلیدی بررسی و گزاره‌ها

در این بخش به گزارش چهار حوزه کلیدی بررسی‌های مرتبط پرداخته و گزاراه‌های تحقیق خود را عنوان می‌کنیم. استراتژی‌های پیاده سازی SCM بر پابه اشتراک‌گذاری اطلاعات، همکاری و تصمیم‌گیری شرکت‌ها در گستره زنجیره تامین تمرکز دارد. برای مثال موفقیت همکاری پراکتور اند گمل و وال‌مارت بخاطر مستندسازی خوب بوده است. اگر اطلاعات مناسبی از فروش و پیش‌بینی‌های صورت گرفته در بین دو بنگاه به اشتراک گذارده شود، آن‌ها می‌توانند مدیریت مناسب‌تری بر و موجودی انبار خود داشته باشند و منافع مالی حصول کنند. IT مولفه‌ای است که می‌تواند فرایندهای موجود در زنجیره تامین را به بستری را شناخت این اطلاعات و خلق ارزش تبدیل کند. هدف شرکت‌ها از بکارگیری SCM خلق یک دیدگاه منفرد شرکتی از فرایندی است که کسب و کارهای چندگانه آنرا به پیش می برند. بنابراین باید بنگاه، مشتریان و تامین‌کنندگان بایکدیگر در ارتباط باشند. یکپارچگی میان این سه مولفه زنجیره تامین به اثربخشی اطلاعاتی که در این سیستم قرار می گیرد کمک می کند. به اعتقاد بروکس ERP به این یکپارچگی کمک می کند.

5- ویژگیها و مزیت سیستم ERP

با این وجود که یکپارچگی یکی از ویژگی‌های ERP است اما مزیت اصلی ERP «بهروش» را انجام دادن است. ERPها مدعی هستند که بهترین راه‌کارها را در اختیار دارند و شرکت‌ها کافی است که فرایندایشان را آنگونه که در ERP‌ تعریف شده پیش ببرند و البته این فرایندهای تعریف شده، صنعت به صنعت متفاوت هستند و تولیدکنندگان موفق ERP‌ این مهم را در نظر دارند. با این حال یکپارچگی یکی از مهمترین ویژگی‌های ERP است. برای فروشندگان بزرگ ERP مانند مایکروسافت و اوراکل یکپارچه کردن آن با سیستم‌هایی مانند SCM‌ یک هدف بلند مدت است، لذا شرکت‌ها اگر می‌خواهند از مزایای این پیوند بهره‌مند شوند خود باید نسبت به چنین مهمی مبادرت ورزند.

بنابراین در این پژوهش ما به دنبال ارائه چارچوبی برای یکپارچه‌کردن کارکترهای مشترک این سیستم‌ها از طریق زیر ساخت‌های IT‌ هستیم.

لاورنس و لورسچ یکپارچگی را به عنوان فرایند هماهنگی فعالیت‌های مرتبط گروه‌های درون و یا بیرون یک سازمان جهت دستیابی به یک هدف مشترک تعریف می‌کنند. هم ERP‌ و هم SCM درگیر فرایندهای کسب و کار و جریان اطلاعات با مشتریان و شرکای تجاری هستند. طبق پیشبینی بیرد و تونر در آینده مولفه‌های IT این قابلیت را خواهند داشت که از هر جا (داخل و یا خارج سازمان) داده‌های مورد نیاز خود را تهیه کنند. این شرایط صرفا وقتی می‌تواند میسر شود که اطلاعات در زیرساختی یکپارچه به اشتراک گذارده شوند. همچینین لازم به تاکید از که از مفهوم مولفه نیز می‌توان به ماژول رسید.

از طرف دیگر این انسان‌ها هستند که با این زیرساخت‌ها سر و کار دارند لذا دانش و مهارت آن‌ها در این رابطه بسیار حائز اهمیت است. موفقیت فناوری اطلاعات در سازمان‌ها بخصوص در بستر نرم‌افزارهایی چون ERP و SCM بسیار مستلزم دانش و مهارت کارکنان در استفاده و راه‌اندازی آن‌ها است. بخصوص در سازمان‌هایی که اینها مقولاتی جدیدی به شمار می‌روند، سازمان نمی‌تواند تمام نیروی انسانی خود را تغییر دهد و از کسانی استفاده کند که این دانش و مهارت را دارند، لذا تنها راه باقی می ماند این است که باید آموزش‌های لازم صورت گیرد. با توجه به میانگین‌های سنی و سابقه کار ممکن است در یک سازمان دیگر ظرفیت جذب افراد برای یادگیری چنین مباحث جدیدی پائین باشد، در چنین شرایطی توفیق این نرم‌افزارها با شانس بالایی روبرو نیست.

مسئله اینجا است که در بسیاری از سازمان‌ها برای رفع نگرانی‌های مدیریتی به عنوان یک راهکار به ایجاد و راه‌اندازی زیرساخت‌های فناوری اطلاعات اقدام می‌شود. شرکت‌‌ها در این زمینه‌های تلاش خود را بکار می‌گیرند و حتی با در نظر گرفتن پیشرفت‌های سریع و آتی فناوری اطلاعات سعی در ایجاد زیرساخت‌های منعطف می‌کنند که این مسئله بدون شک هزینه‌های آن‌ها را در این زمینه افزایش خواهد. اما نکته‌ای که در این میان معمولا فراموش می‌شود و لذا موفقیت پیاده سازی و استفاده از چنین سیستم‌های گران قیمتی را نیز به خطر می‌اندازد این است که شرکت‌ها فراموش می‌کنند که این کارکنان هستند که از این سیستم‌ها استفاده می‌کنند. اگر کارکنان دانش IT‌ نداشته باشند و حتی توانایی حصول آن را نداشته باشند، بدون شک این سیستم‌ها آنقدر که برای سازمان هزینه‌داشته است، آورده نخواهد داشت.

در حقیقت سازمان‌ها با این امید به سراغ IT می روند که محیط کسب و کار را با یک تغییر نوآورانه و فناورانه روبرو کنند و از این تغییر منافع چشمگیری به دست آورند. در حالیکه این کارکرد IT‌ به تنهایی نیست و این پذیرش باید در کارکنان موجود باشد. بخصوص در مورد سیستم‌هایی مانند ERP‌ که مدعی‌اند بهترین تجربیات را به سازمان منتقل می‌کنند و لذا باید سازمان را با تغییرات بسیاری روبرو کنند. اگر کارمندان و کارکنان در شرایط پذیرش این تغییرات نباشند و ظرفیت جذب مناسبی برای آموزه‌های جدید و نسبتا بیگانه‌ای نداشته باشند، این هزینه‌های بسیار نمی‌توانند اثر بخش باشند.

به بیان دیگر IT‌ فقط وقتی می‌تواند تغییر ایجاد کند که کسانیکه باید از آن استفاده کنند آمادگی این تغییر را داشته باشند و به عبارتی خود نیز این تغییر ار بخواهد، پیاده سازی نرم‌افزارهایی در سطح ERP صرفا با تصمیم‌گیری‌های مدیریتی انجام نمی‌شود موارد انسانی در آن بسیار دخیل هستند.

قابلیت ماژول بندی به درجه‌ای که یک نرم‌افزار، سخت‌افزار و داده ‌می‌تواند در زیر ساخت فناوری اطلاعات پراکنده شود و زیر ساخت بتواند از آن پشتیبانی کند گفته می‌شود. هرچقدر قابلیت ماژول بندی بالاتر باشد، تغییرات راحت‌تر صورت می‌گیرد، چراکه دیگر لازم نیست همه سیستم دستخوش تغییر شود. در حال حاضر سطح ماژول بندی نرم‌افزارهای ERP با توجه به کلان کارکردهای سازمان است، برای مثال ماژول حسابداری یا نرم افزار حسابداری بهای تمام شده، انبارداری، تولید، منابع انسانی و از این دست.

اگر یک نرم‌افزار ERP صرفا یکپارچه باشد و از قابلیت ماژول‌بندی مناسبی برخوردار نباشد، تغییر در آن بسیار سخت خواهد بود، چرا که یک نرم‌افزار عظیم است و تغییر دادن آن ریسک بالایی دارد، چون ممکن است کل سیستم از کار بیافتند. یکی از این تغییرات می‌تواند پیوند آن با یک SCM باشد. اگر ERP یا SCM هرکدام بصورت ماژولی و آن هم در سطحی مناسب ساخته نشده باشند تغییر در آن‌ها و پیوند آنها با یکدیگر با ریسک بالایی توام است و حتی اگر همه چیز به خوبی پیش بروند کار بسیار سختی در پیش روی تیمی است که این وظیف را به هده دارد.

اما اگر این سیستم‌ها بصورت ماژولار طراحی شده باشند و قابلیت ماژول بندی بالایی داشته باشند کافی است که فقط در ماژول‌های لازم تغییرات صورت گیرد. برای مثال در پیوند ERP و SCM کافی است در ماژول‌های فروش، خرید و لجستیک و... تغییر صورت گیرد و دیگر تغییر در ماژول‌هایی مانند مالی، حسابداری، انبار داری، منابع انسانی و... لازم نیست، چرا که با تغییر در ماژول‌های دسته اول، اطلاعات تغییر یافته به درستی به ماژول‌های دسته دوم می‌سند و برعکس.

6- جمع بندی پیوند SCM‌ و ERP

گزاره1: هم سیستم ERP و هم سیستم SCM باید از ماژول‌های نرم‌افزاری استانداردی تشکیل شده باشند که تغییرات در کارکردهای کسب و کار بنگاه را در زنجیره تامین آن پشتیبانی کنند.

گزاره 2: یک سیستم ERP باید ماژول‌های برنامه‌های کاربردی کارکردهای داخلی بنگاه را یکپارچه کند تا سیستم SCM با استفاده از سیستم ERP تامین کنندگان و مشتریان خارجی را یکپارچه کند.

گزاره 3: مهارت و دانش کارکنان IT در سیستم ERP و سیستم SCM تاثیر مثبتی بر روی عملکرد سازمان در زنجیره تامینش خواهد داشت.

گزاره 4: عوامل فنی قابلیت ماژول بندی، یکپارچه‌سازی و مهارت کارکنان IT‌ منجر به تسهیل پیاده‌سازی یک زنجیره تامین با استفاده از سیستم ERP موجود می‌شود.

می‌توان گفت که این چهار گزاره دستاورد اصلی این تحقیق و بررسی ادبیات پژوهشی موجود در زمینه سیستم‌های ERP و SCM و مسائل مربوط به موفقیت و شکست در پیاده سازی و بویژه پیوند آن‌ها دارد. از طرف دیگر باید با توجه به گزاره 4 بر این نکته تاکید کرد که هر سه عامل اثرگذاری قابل توجهی دارند و ضعف هر کدام احتمال موفقیت در پیوند سیستم‌های SCM‌ و ERP را کاهش می‌دهد. با توجه به دستاورد این پژوهش مدل مفهومی عوامل فنی IT تاثیر گذار در پیوند SCM‌ و ERP را می‌توانید در شکل زیر ملاحظه فرمائید:

- نتیجه گیری

این مطالعه بر روی عوامل تاثیر گذار در پیوند موفق سیستم های ERP و SCM متمرکز بود. در ابتدا به لزوم و مزیت‌های این پیوند اشاره کردیم که می‌تواند برای سازمان یک مزیا رقابتی پایدار ایجاد کند و باعث می‌شود که در تصمیم‌گیری‌ها بصورت یکپارچه هم اطلاعات درون سازمان مد نظر قرار گیرند و هم اطلاعات بیرون از سازمان. سپس با اشاره به متدولوژی مقالاتی علمی‌ای را که به این موضوع اشاره کرده بودند بررسی کردیم و توانستیم سه عوامل موثر بر موفقیت پیوند SCM‌ و ERP را شناسایی کنیم که عبارتند از : قابلیت ماژول بندی، یکپارچگی و مهارت کارکنان IT.